UX-Nachwuchs finden, ausbilden und übernehmen - Teil 3: Die UX-Trainee-Ausbildung in der Praxis

Wie passen ein Ausbildungsplan und der volatile Projektalltag einer Agentur zusammen? Und worauf sollten Mentoren in der Ausbildung achten? In Teil 3 der Serie erläutert Stefan Freimark anhand eines Praxisbeispiels, wie ein UX-Traineeship bei Aperto konkret ablaufen kann. Außerdem gibt es jede Menge Tipps für Mentoren.

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Das Projektgeschäft eines Dienstleisters ist prinzipiell schwer planbar: Projekte kommen früher oder später als gedacht, sie sind größer oder kleiner als gedacht, und sie laufen anders ab als gedacht. Der Ausbildungsplan kann daher nur ein Leitfaden sein – nicht aber ein Plan, der von Trainee und Mentor der Reihe nach abgehakt werden kann. In der Praxis müssen wir daher flexibel mit ihm umgehen.

Die ersten Tage

Die ersten Arbeitstage unterscheiden sich für Trainees nicht von denen eines Berufserfahrenen. Aufgaben des Mentors sind…

• für Orientierung sorgen (wo sind Leute, Räume, Arbeitsmittel)
• die Arbeitsfähigkeit sicherstellen (mit dem Fileserver arbeiten, mit dem Kalender in Outlook arbeiten, mit Slack arbeiten)
• Organisatorisches erklären (Krankheitsfall, Computer und Unterlagen abends einschließen…)

Außerdem gibt es erste Empfehlungen zum Einlesen, und vielleicht auch schon die erste Übungsaufgabe (z.B. die zu Wireframes, siehe Teil 2).

Die ersten Tage sind natürlich auch eine gute Gelegenheit, um gemeinsam auf den Ausbildungsplan zu schauen. Je nach Vorwissen und Vorerfahrungen des Trainees sollten Trainee und Mentor festlegen, worauf sie sich in den nächsten Monaten konzentrieren möchten. Idealerweise hatte der Mentor schon im Vorstellungsgespräch ein Projekt für die kommenden Monate im Blick, und wie der Bewerber dazu passen könnte.

Das erste gemeinsame Projekt

Dass der erste Arbeitstag eines UX-Trainees auch auf den Beginn eines neuen Projekts fällt (und sie dadurch das Projekt von A bis Z mitbekommen), ist die Ausnahme. Auch wenn Trainees nicht von Anfang an bei einem Projekt dabei sind, können sie eine Menge lernen: Der Mentor erläutert den Projekthintergrund und wo sich das Projekt gerade inhaltlich befindet, nimmt „seinen“ Trainee mit in alle internen Besprechungen, erläutert vor und nach einer Besprechung was gerade weswegen besprochen wurde, erklärt seine Arbeitsweise während der Trainee ihm über die Schulter schaut, diskutiert gemeinsam mit dem Trainee fachliche Fragen, und vermittelt dabei auch Fach- und Methodenwissen.

Der Mentor sollte also den Trainee an seinem Denkprozess teilhaben lassen und Dinge erklären, die für den Mentor selbstverständlich sind und die er normalerweise ohne nachzudenken automatisch macht. Bei einem Website-Projekt könnte er zum Beispiel erläutern was Seitentypen sind, warum wir mit Seitentypen arbeiten, welche Seitentypen es gibt, und worauf er dabei achtet und weswegen.

Wichtig dabei sind noch zwei weitere Aspekte. Erstens sollte der Mentor dem Trainee eine Haltung mitgeben, also: Annahmen hinterfragen, eine Meinung haben und sie begründen können, und sich nicht mit der ersten Lösung zufriedengeben die einem einfällt. Zweitens sollte er die konzeptionelle Denkweise bzw. den konzeptionellen Blick vermitteln. Damit ist zum Beispiel gemeint: Abläufe, Strukturen und Zusammenhänge zu erkennen, oder Vor- und Nachteile von verschiedenen Lösungsansätzen abzuwägen, indem eine Fragestellung oder eine Idee aus mehreren Blickwinkeln betrachtet wird.

Der Mentor muss außerdem vermitteln, wie (in unserem Fall) Agentur und wie Digitalprojekt funktionieren. Das umfasst zum Beispiel die Zusammenarbeit mit Kollegen bei Design-Schulterblicken (wie gibt man konzeptionelles Feedback statt geschmäcklerischem Feedback), aber auch die Zusammenarbeit mit Kunden. Und dass wir oft pragmatisch sein müssen und im Projektgeschäft nicht die Zeit haben, um wissenschaftliche Arbeiten in epischer Breite zu schreiben. Es geht daher auch darum zu lernen, wann man genau sein muss und wann man auch mal aus der Hüfte schießen kann.

Ein Trainee sollte natürlich nicht nur lauschen und lernen, sondern sich auch selbst ausprobieren. Dafür delegiert der Mentor Aufgaben an den Trainee. Dabei ist aus Mentorsicht wichtig:

1. Eine passende Aufgabe auswählen: herausfordernd aber machbar
2. Die Aufgabe erklären, inkl. Erwartung an das Ergebnis (Beispiele zeigen)
3. Sicherheit geben (Beispiel: „Denk‘ in mehrere Richtungen; es gibt mehr als eine Lösung.“)
4. Tipps geben (nicht direkt loslegen sondern erstmal überlegen; nicht die erstbeste Lösung nehmen und dann aufhören zu denken; stattdessen über verschiedene Lösungen nachdenken inkl. der jeweiligen Vor- und Nachteile)
5. Nachhalten (Briefing am Vormittag geben und am Nachmittag gemeinsam gucken, ob es in die richtige Richtung geht; dabei ggf. Missverständnisse klären)
6. Fragen stellen und Feedback geben, aber auch Ideen des Trainees annehmen (Senior sein heißt nicht, immer die besten Ideen zu haben; es heißt, mehr Fehler gemacht zu haben als die anderen)

Senior sein heißt nicht, immer die besten Ideen zu haben; es heißt, mehr Fehler gemacht zu haben als die anderen.

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Wer Aufgaben delegiert muss damit rechnen, dass sie anders erledigt werden als wenn man es selbst gemacht hätte (das gilt unabhängig vom Erfahrungsstand). Und wer als Mentor eine Aufgabe an jemanden delegiert der diese Aufgabe zum ersten Mal macht, muss damit rechnen, dass er die Aufgabe zur Not selbst machen muss – das heißt, dass man als Mentor entsprechende Puffer im eigenen Zeitplan berücksichtigen muss.

Wo immer möglich, nehmen wir Trainees mit zu Kundenterminen, wo sie auch selbst ihre Arbeitsergebnisse vorstellen. Bei allen Screensharing- und Telefonkonferenzen sowie internen Besprechungen sollte der Trainee sowieso teilnehmen.

Folgeprojekte

Nach ca. drei Monaten sollte der Trainee in ein anderes Projekt kommen – auch wenn das aktuelle Projekt weiterläuft, denn: Bei Trainees steht die Ausbildung im Vordergrund und nicht, dem Senior einen Assistenten zur Seite zu stellen. Trainees sollten daher mit möglichst vielen Projektarten und Arbeitsweisen in Berührung kommen.

Es kann sein dass der Mentor nach dieser Zeit ebenfalls in ein neues Projekt kommt – dann ist eine intensive Betreuung durch die gleiche Person möglich. Oft arbeitet bei Folgeprojekten der Trainee jedoch in einem anderen Projekt bei einem anderen Senior UX Designer. Der Trainee wird dann von diesem Senior im Rahmen dieses Projekts fachlich betreut und angeleitet, und bekommt Aufgaben von ihm delegiert.

Trainee und Mentor treffen sich dennoch wöchentlich zu einem einstündigen Jour Fixe, um Fragen zur aktuellen Projektarbeit zu besprechen, um organisatorische Fragen zu beantworten, um nächste Schritte zu planen, und um gemeinsam auf Arbeitsergebnisse zu gucken – bzw. ganz allgemein, um als Mentor als Ansprechpartner da zu sein und ggf. bei Problemen zu unterstützen.

Bei fachlichen Fragestellungen, Problemen oder auch Konflikten kann der Mentor je nach Situation verschiedene Antworten bzw. Unterstützung anbieten (in aufsteigender Reihenfolge):

1. „Berufsrisiko, das gehört dazu.”
2. „Möchtest du einen Tipp oder einen Rat?”
3. „Soll ich mal mit ihm/ihr darüber sprechen?”
4. „Ich spreche mal mit ihm/ihr.”
5. „Ich ziehe dich davon ab.” (Das kam jedoch noch nie vor.)

Außerdem schauen Trainee und Mentor alle sechs bis acht Wochen gemeinsam auf den Ausbildungsplan und tragen zusammen ein, welche Kenntnisse und Erfahrungen der Trainee in den letzten Wochen gesammelt hat. Der gelegentliche Check des Plans dient auch dazu, den Blick wieder etwas zu weiten: Um zu prüfen wovon der Trainee genug mitbekommen hat, um zu erkennen was noch fehlt, und um zu überlegen welches nächste Projekt sinnvoll sein könnte.

Folgeprojekte sind auch dazu geeignet, um Spielräume zu erweitern: Je nach Lernfortschritt können die Briefings kürzer sein, und Schulterblicke finden nicht mehr alle zwei Stunden statt wie in den ersten Tagen und Wochen, sondern vielleicht nur noch alle zwei Tage. Wenn eine Aufgabe zu schwierig war, sollte der Mentor (oder der Senior in einem anderen Projekt) den Trainee wieder enger begleiten. Spätestens wenn der Trainee sagt: „Stefan, ich muss mal flügge werden” (so wie es mir im Jahr 2010 mit meiner ersten Trainee passiert ist), dann ist das ein sicheres Zeichen für mehr Spielraum.  :-)

Bei Folgeprojekten geht es auch zunehmend darum, dass der Trainee eigene Lösungswege findet: Lösungswege zu finden wo es noch keine gibt, ist ein wesentlicher Aspekt der Arbeit eines UX Designers. Der Trainee sollte auch lernen, sich seine Zeit einzuteilen, „Arbeit zu sehen“, oder wie man mit widersprüchlichem Feedback umgeht. Ein Beispiel für den letzten Punkt: Der Senior im Projekt sagt A, der Mentor sagt B – was tun? Da sind wir wieder bei den Lernzielen aus dem Ausbildungsplan (siehe Teil 2 bzw. die Basiskompetenzen auf Seite 5 im Ausbildungsplan).

Austauschwochen

Nach einigen Monaten kommt die Zeit der Austauschwochen. Der Trainee verbringt dann zwischen sechs und acht Wochen in einer anderen Disziplin, zum Beispiel Content oder Visual Design, oder er begleitet einen Product Owner oder einen klassischen Projektmanager. Ich empfehle das erst nach der ersten Hälfte des Traineeships, da der Trainee dann die Erkenntnisse der Austauschwochen besser in Bezug zu seiner eigenen Arbeit einordnen kann.

Durch Tellerrand-Gespräche oder Schnuppertage (siehe Teil 2) hat der Trainee vielleicht schon Interesse an einer bestimmten Disziplin. Aufgabe des Mentors ist es, den Austausch rechtzeitig zu organisieren. Bei Aperto gibt es dafür ein internes Netzwerk der Mentoren, die sich gegenseitig unterstützen. Eine Kollegin aus der Content-Disziplin klärt dann zum Beispiel, wann ein Austausch dorthin zeitlich machbar wäre – und sie kümmert sich um Ansprechpartner in Teams wie der Medienproduktion, der Content-Strategie, der Redaktion und dem Content Management, so dass der Trainee jeweils eine Woche in diesen Teams mitlaufen kann.

Die wöchentlichen Jour Fixes mit dem Mentor finden selbstverständlich weiterhin statt.

Die zweite Hälfte

Im weiteren Verlauf wird der Trainee in der Regel von anderen Seniors in deren Projekten angeleitet. Es gibt weiterhin den wöchentlichen Jour Fixe mit dem Mentor, der sich auch um passende Anschlussprojekte und ggf. weitere Austauschwochen kümmert. Im gemeinsamen Gespräch stellen sie fest, welche Themen aus dem Ausbildungsplan noch offen sind und welche Lücken ggf. bis zum Ende des Traineeships noch geschlossen werden können. Außerdem ist es an der Zeit, sich um die Finalisierung des Trainee-Themas zu kümmern (siehe Teil 2) und den Trainee bei der Erstellung der Präsentation für seinen Vortrag zu diesem Thema zu unterstützen.

Der Ausbildungsplan gibt wie bereits geschrieben keinen linearen Ablauf vor, sondern kann so flexibel gehandhabt werden, dass er auch mit dem kaum planbaren Projektgeschäft eines Dienstleisters genutzt werden kann. Ein gewisser Weitblick ist dennoch notwendig, um einen Trainee nicht sechs Monate lang Jira-Tickets beackern zu lassen.

Im letzten Teil der Serie geht es um die Übernahme eines Trainee und die erste Zeit als Junior UX Designer. Außerdem gehe ich auf Fragen ein, die mir im Rahmen von Konferenzvorträgen gestellt wurden. Wenn ihr noch Fragen habt, dann schreibt sie gerne in den Kommentaren!

Zum vierten Teil →

Download

Wir freuen uns, wenn andere Unternehmen ebenfalls ein Programm für UX-Trainees auf dieser Basis anbieten. Damit ihr nicht bei Null anfangen müsst, findet ihr hier den Ausbildungsplan, die Hausaufgabe für Bewerber und die Übungsaufgaben zum Download: Materialpaket UX-Trainee-Programm (PDF & DOC, ca. 1MB)

Über dieses Thema habe ich 2018 auf drei Konferenzen gesprochen. Einen Screencast meines Konferenzvortrags – quasi das Audiobook – könnt ihr bei Vimeo ansehen/anhören.

Andere Teile dieser Serie

• Teil 1: Einführung + Bewerbungsprozess Wie man ein UX-Trainee-Programm aufbaut und die richtigen Kandidaten dafür findet
• Teil 2: Der Ausbildungsplan Die sechs Bausteine einer fundierten Trainee-Ausbildung
• Teil 3: Die Ausbildung in der PraxisWie ein Ausbildungsplan und der Projektalltag einer Agentur zusammenpassen und worauf Mentoren in der Ausbildung achten sollten.
• Teil 4: Die Übernahme + Fragen und AntwortenWas ist vor und nach der Übernahme zu erledigen und zu beachten? Und häufig gestellte Fragen zum Trainee-Programm