Warum sind virtuelle Meetings so anstrengend – und was kann man dagegen tun?

Klar – Microsoft Teams, GoToMeeting, Skype, Zoom, Jitsi – wie würden wir in der aktuellen Situation nur ohne diese technischen Möglichkeiten unsere gemeinsame Arbeit und unseren (wichtigen!) Austausch überhaupt bewerkstelligen können? Aber nach den letzten Wochen im Corona-bedingten Homeoffice fällt mir auf, wie anstrengend die ganzen virtuellen Meetings sind – anstrengender als reale Meetings. Ist das wirklich so, oder der fühlt sich das nur so an?

(Spoiler: Ich glaube, das ist wirklich so!)

Zuerst einmal sieht es so aus, als hätte man aktuell mehr Meetings als früher. Und durch die gefühlt “bessere” Erreichbarkeit im Homeoffice (man ist ja eh zu Hause, und Fahrtzeiten fallen auch weg) dehnt sich die Zeit der Erreichbarkeit auch gerne in die frühen Morgen- und späten Abendstunden aus. Wen interessieren schon Pausenzeiten? Und Mittagessen kann man ja auch so nebenher. Kleiner Nebeneffekt: Da die “Gehzeiten” zwischen den Meetings wegfallen, schafft man es im Zweifel nicht einmal mehr, zwischendurch fünf Minuten aufzustehen – sich zu bewegen, Kaffee zu holen, …

Unser Hirn im Dauerstress

Und überlegen wir doch mal kurz, was unser Hirn während eines Meetings so alles leistet: Neben der verbalen Kommunikation nehmen wir (mehr oder weniger unbewusst) eine ganze Menge an nonverbaler Kommunikation auf. Mimik, Gestik, Stimmung – all das verarbeitet unser Gehirn mal eben so nebenher – eine ganz schöne Glanzleistung!

Allerdings haben wir in realen Meetings den Vorteil, dass wir unsere Aufmerksamkeit sehr gezielt auf eine Person (in der Regel diejenige, die gerade spricht) richten können. Aber bei virtuellen Meetings sieht man mehrere Personen auf kleinstem Raum / Monitor, und unser Hirn muss auf einmal sämtlichen Input von allen angezeigten Personen verarbeiten. Kein Wunder, dass das anstrengt.

Zu guter Letzt noch mein persönliches Lieblingsthema: Multitasking! Die Wissenschaft ist sich inzwischen einig, dass Menschen nicht Multitasking-fähig sind. Unser Hirn kann sich nur auf eine Sache konzentrieren – vermeintliche Parallelität sorgt nur für ein ständiges Hin- und Her-Switchen, mit erheblichen Nachteilen für die einzelnen Tätigkeiten. Und so schwer es uns schon in realen Meetings fällt, die Augen (und Finger) von Laptop, Handy & Co zu lassen: in virtuellen Meetings ist der Reiz noch höher! Wird schon keiner bemerken, dass ich nebenher noch etwas Anderes mache – im Zweifel mache ich meine Kamera aus und sage, die Verbindung sei heute aber wirklich schlecht.

Was können wir tun?

Hier 4 Ideen, um den Umgang mit virtuellen Meetings vielleicht etwas zu verbessern:

1. Meeting-Vorbereitung

Das hier gilt auch für reale Meetings, ist aber gerade bei der steigenden Anzahl von Terminen wichtig:

  • Als Einladender: Wer muss wirklich am Termin teilnehmen? Wen will ich (über die “optional”-Funktion) nur informieren – ob er/sie teilnimmt ist nicht unbedingt kriegsentscheidend? Was ist das Ziel des Termins? Inwiefern können / sollen sich die Teilnehmer vorbereiten? Was passiert nach dem Meetings?
  • Als Teilnehmer: Muss ich wirklich teilnehmen? Es ist keine besondere Auszeichnung, an möglichst vielen Terminen teilzunehmen! Kann ich vielleicht einfach absagen mit der Bitte, mir nachher kurz die Ergebnisse zu schicken?

2. Zeitmanagement

Wenn ihr zu Terminen einladet, achtet auf die Kalender eurer KollegInnen! Doppelbelegungen funktionieren logischerweise nicht (und das Orga-Problem den Eingeladenen auf den Tisch zu legen ist nicht unbedingt die feine englische Art), und wenn man sieht, dass jemand schon von 8-18 Uhr voll “durchgeplant” ist, muss man nicht auch noch die letzte Lücke füllen. Ich persönlich finde es durchaus legitim, als Eingeladener einen Termin schlichtweg aufgrund der Zeit abzulehnen.

Und wie wäre es, wenn es total in Ordnung und gängige Praxis wäre, Termine 5 Minuten früher zu beenden, so dass man noch genügend Zeit vor dem nächsten Termin hat, um vielleicht einfach mal aufzustehen und sich einen Kaffee zu holen?

3. Sprecher-Ansicht

Falls es nicht gerade darum geht, einfach mal alle Teilnehmer des Meetings zu sehen (was manchmal auch angebracht sein kann): Stell die Ansicht in deiner VK-Software so ein, dass Du immer nur den/die aktive/n Sprecher/in siehst! Dann kann sich Dein Gehirn auf eine Person fokussieren.

4. Stop Multitasking

Wie oben schon beschrieben: Multitasking funktioniert nicht! Wenn Du meinst, Du könntest anstelle des Meetings besser etwas Anderes machen: Warum bist Du (noch) in dem Termin?

Also: Volle Konzentration auf das Meeting, Handy lautlos und andere Programme / Apps / Fenster schließen oder zumindest minimieren!

Sämtliche akustischen oder visuellen Benachrichtigungen (z.B. bei eingehenden Emails oder Chatnachrichten) gehören eh ausgeschaltet: Schriftliche Kommunikation ist nämlich asynchron! Dazu gerne an anderer Stelle mehr…

Technology is best when it brings People together.

Matt Mullenweg (WordPress)

Wie ergeht euch das mit den virtuellen Meetings? Welche Tipps & Kniffe habt ihr auf Lager?

Zum Weiterlesen:

 

Über Eric Sommer

Eric leitet den Bereich Mobile Banking der Star Finanz GmbH in Hamburg und ist damit u. A. für die Entwicklung der Sparkassen-App verantwortlich. Neben der Technik beschäftigt er sich mit Themen wie Teambuilding, Abläufen und (Selbst)Organisation. Als Ausgleich ist Eric nebenbei Yogalehrer und wird gerade zum Lehrer für das bei Google entwickelte Achtsamkeitsprogramm "Search Inside Yourself" ausgebildet.

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