Übergabe für Produktmanager

Wenn du als Produktmanager schon mal deinen Job gewechselt hast, weißt du, wie sich das anfühlt. Alles ist neu: die Namen, die Abläufe, die Abkürzungen. Jeden Tag strömen neuen Informationen auf dich ein, und die meisten ergeben noch nicht viel Sinn. Ich kann das ziemlich gut nachempfinden, denn ich hatte in den letzten Jahren sechs Jobwechsel. Ich habe neue Produkte übernommen und alte Produkte abgegeben. Und bei jeder Übergabe habe ich etwas dazu gelernt. Diese Dinge möchte ich heute mit dir teilen.

Wenn du deinen alten Job einfach nur so schnell wie möglich loswerden willst, ist dir die Übergabe vermutlich egal. Ich wollte allerdings immer, dass nach meinem Abschied alles gut weiterläuft, denn mir waren meine Teams und Produkte ans Herz gewachsen. Also habe ich versucht, meinen Nachfolgern das Leben so einfach wie möglich zu machen.

Der folgende Artikel kann dir dabei dir helfen, wenn du deinen Job verlässt, in einen neuen startest, oder als Führungskraft die Übergabe zwischen zwei Produktmanagern regeln musst. Los geht’s!

Vom Aufhören und Anfangen

Du kennst bestimmt den Song „Let it go“ aus dem Film „Frozen“. Ich habe ihn in letzter Zeit ungefähr 250 mal gehört, weil ich eine kleine Tochter habe. Ich finde den Song immer noch gut, und thematisch passt er ganz hervorragend zu unserem Thema heute. Warum? Weil man erst mal loslassen muss, bevor man eine gute Übergabe machen kann.

Wenn du dich mit deinem Team und Produkt identifizierst, ist es recht wahrscheinlich, dass dir das Loslassen schwer fällt. Du bist der Experte, du kennst alle Ansprechpartner, du hältst den Laden am Laufen. Die Versuchung ist groß, einfach bis zum letzten Arbeitstag weiter zu machen, bis alles fertig ist. Denn dann braucht man eigentlich gar keine Übergabe mehr. Aber im Ernst: Wann ist man als Produktmanager schon mal mit allem fertig? Für eine gute Übergabe musst du dir ein bisschen Zeit nehmen.

„Die hab ich aber nicht!“, höre ich jetzt einige rufen. Kann sein. Aber man kann es auch so sehen: In ein paar Wochen bist du sowieso weg, und der Laden wird irgendwie weiterlaufen. Warum nicht jetzt schon damit anfangen, ein paar Schritte zurückzutreten? Es wird deinem Team nicht helfen, wenn du bist zu deinem Abschied im Tagesgeschäft rotierst.

So einfach wie möglich

Wenn du deine Übergabe vorbereitest, musst du eigentlich nur einen Nutzer im Kopf haben: Deine Nachfolgerin oder deinen Nachfolger. Auf diese Person strömen in den ersten Tagen unglaublich viele Infos ein. Jetzt wäre es für dich vielleicht das Einfachste, ein Meeting zu machen und ihr alles zu erzählen, was du so weißt. Die Person macht sich dann ein paar Notizen und voilà – Übergabe fertig. Aber: Ohne Kontext ist das gar nicht so einfach. Ich hatte eigentlich bei jeder Übergabe Probleme, sinnvoll Notizen zu machen und sie später zu entziffern. Und das lag nicht nur an meiner Linkshänder-Sauklaue!

Wenn du also eine Sache richtig machen willst, schreib alles auf. Es muss nicht schick sein, eine Liste mit ein paar Stichworten reicht völlig. Du kannst das Dokument mit ins Übergabegespräch nehmen und als Struktur nutzen. Deine Nachfolgerin kann direkt sich im Dokument Notizen machen und Fragen hinzufügen, die ihr dann besprechen könnt.

Ein Platz für alles

Gehen wir mal davon aus, du hast jetzt 15 Minuten Zeit freigeschaufelt und willst loslegen. Wo fängt man am besten an? Es gibt so viele Informationen, die irgendwie wichtig sind.

Mir geht es meistens schon besser, wenn ich einen Ort habe, an dem ich meine Gedanken sammeln und strukturieren kann. Das kann ein Google-Dokument sein oder eine Confluence-Seite. Idealerweise legst du die Seite dort an, wo die meisten anderen Informationen deiner Firma beheimatet sind. Das macht die Verlinkung zu anderen Dokumenten später einfacher. Am besten lässt du den Browser-Tab für dieses Dokument immer offen, da du ihn in den nächsten Tagen und Wochen häufig brauchen wirst. Die weitere Vorgehensweise hängt von deinem Arbeitsstil ab.

Vorgehensweise

Bei meinem ersten Übergabedokument hatte ich noch keine Struktur, der ich folgen konnte. Ich schrieb also einfach alles auf, was mir gerade durch den Kopf ging. Immer, wenn ich ein Tool oder Dokument nutzte, kopierte ist den Link in das Dokument. Jedes Mal, wenn ich mit einer relevanten Person sprach, notierte ich den Namen und die Rolle. Und wenn ein neues Projekt auftauchte, das mein Team betraf, schrieb ich es auf die Liste. Später verbrachte ich ein, zwei Stunden damit, die Liste zu sortieren und hübsch zu machen.

Ich fand dieses Vorgehen immer praktisch, weil das Dokument quasi nebenbei gefüllt wird, ohne dass man viel nachdenken muss. Alternativ kannst du natürlich auch die Struktur unten als Vorlage nehmen und alles möglichst gut ausfüllen. So oder so macht es Sinn, mehrere Wochen vor deinem Abschied zu starten, und regelmäßig ins Dokument zu schauen, ob etwas vergessen wurde.

 

Dokumenten-Struktur

Die folgenden Kategorien sind nicht in Stein gemeißelt, ich fand sie aber hilfreich. Sinnvoll ist auch ein Mini-Inhaltsverzeichnis. Es geht – wie schon gesagt – vor allem darum, die Komplexität zu reduzieren. Deswegen reichen auch einfache Listen mit Stichpunkten und Links zu Dokumenten, die du sowieso schon hast.

Wiederkehrende Aufgaben

Diese Liste wird der neuen Produktmanagerin helfen, sich eine typische Woche und die damit verbundenen Aufgaben vorzustellen. Füge einfach alle Aufgaben hinzu, die dir am Tag so über den Weg laufen. Es gibt vermutlich Standards wie „Tickets schreiben und priorisieren“ und eher rollenspezifische Aufgaben wie „Bewertungen im Playstore checken“. Ich schreibe auch mit auf, wie häufig die Aufgaben anfallen (z.B. täglich, alle zwei Wochen) und füge Links zu den jeweiligen Tools hinzu (z.B. Jira Board).

Menschen & Meetings

Gerade in großen Unternehmen sind die eigentlichen Tätigkeiten gar nicht so kompliziert. Die Komplexität entsteht erst durch die vielen verschiedenen Ansprechpartner. Gute PMs wissen, wen sie wofür ansprechen müssen, und welche Personen sie wann einbinden. Du kannst deiner Nachfolgerin hier einen Informationsvorsprung verpassen, in dem du eine Liste mit relevanten Ansprechpartner anlegst. Manchmal gibt es solche Listen schon, ansonsten reichen Name und Rolle.

Darüber hinaus liste ich auch kurz alle Meetings auf. Natürlich kannst du auch Einladungen weiterleiten oder hoffen, dass der Nachfolger es irgendwie auf die richtigen E-Mail-Verteiler schafft. Aus Erfahrung geht hier aber immer etwas schief. Einladungen gehen verloren oder es ist überhaupt nicht ersichtlich, was das überhaupt für ein Meeting ist. Die Liste soll Nachfolger also helfen, Wichtigkeit und Inhalt eines Meetings einschätzen zu können.

Projekte & Themen

Dieser Teil der Übergabe benötigt aus meiner Sicht am meisten Zeit. Hier beschreibst du die Projekte und Themen, die geplant sind oder aktuell bearbeitet werden. Pro Thema genügt einen Satz oder Absatz (je nach Komplexität). Füge am besten auch Links zu den Epics oder relevanter Dokumentation ein. Ich mache das immer in einer Tabelle. In die erste Spalte kommt der Titel des Projekts, dann eine kurze Beschreibung und in der dritten Spalte dann die Verlinkung zu weiterführenden Infos.

Ich sortiere die Themen in drei Kategorien: Team-Projekte (laufend oder geplant), Unternehmens-Projekte (größere firmenweite Projekte, über die deine Nachfolgerin Bescheid wissen muss) und potenzielle Projekte (Ideen oder Probleme, über die man mal nachdenken sollte). Meistens hatte ich so 5-10 Themen pro Kategorie, das hängt aber sehr von der Unternehmensgröße und -struktur ab.

Tools & Zugänge

Es kann unglaublich viel Zeit in Anspruch nehmen, die richtigen Zugänge zu Tools und Dokumenten zu finden. Du hast vermutlich eine ausgefeilte Liste an Browser-Bookmarks und Shortcuts, aber deine Nachfolgerin fängt bei null an. Die Liste zu teilen macht nicht viel Arbeit, aber der neuen Produktmanagerin das Leben viel einfacher. Sie wird sowieso noch genug mit der Vergabe von neuen Passwörtern beschäftigt sein.

Lesens- & Wissenswertes

Dies ist die letzte Kategorie und ein Sammelplatz für alle Links und Dokumente, die deiner Nachfolgerin das Leben einfacher machen. Es kann sich um technische Dokumentation handeln, Research-Ergebnisse oder die Produktvision. Manchmal ist Dokumentation veraltet. Ich habe dann einen Warnhinweis “Mit Vorsicht genießen” hinzugefügt.

Was noch?

Die eben genannten Kategorien beziehen sich hauptsächlich auf deinen fachlichen Job als Produktmanager. Wohin man seinen Urlaubsantrag schickt oder wie man die Kaffeemaschine findet, wird idealerweise von der Führungskraft oder dem neuen Team erklärt. Du solltest deine Aufgaben als Produktmanager übergeben, musst aber nicht den Job deiner Führungskraft machen. Im besten Fall hat eine Firma schon ein Onboarding-Dokument, auf das du verlinken kannst.

Mal abgesehen vom Übergabedokument gibt es noch ein paar andere Möglichkeiten, um den Informationsüberfluss zu begrenzen:

  • Backlog ausdünnen
  • veraltete Dokumentation löschen
  • generelles Aufräumen

All das wird neuen Produktmanagern dabei helfen, sich schneller einzuarbeiten und einen Überblick zu bekommen. Wenn du partout nicht dazu kommst, mach dir nicht zu viel Stress. Das Wichtigste ist das Übergabedokument. Es ist quasi die Bedienungsanleitung für deinen jetzigen Job.

Wenn du das Dokument fertig hast, setzt ihr euch am besten zusammen und sprecht alles einmal durch. Du kannst jetzt auch noch Hintergrundinfos ergänzen und auf Fallstricke hinweisen, die du nicht unbedingt aufschreiben wolltest. Widerstehe aber der Versuchung, zu viel über deine alten Kollegen zu erzählen, vor allem wenn es eher negativ ist. Nur weil du nicht gut mit dem Kollegen aus der Marketingabteilung klargekommen bist, muss es deiner Nachfolgerin nicht genauso gehen. Wenn überhaupt, habe ich versucht, für mein altes Team und den neuen Produktmanager ein bisschen Werbung zu machen, damit beide mit einer positiven Grundstimmung in die Zusammenarbeit starten.

Fazit

Im Endeffekt geht es bei einer guten Übergabe darum, den oder die neue Produktmanagerin von Anfang an gut aussehen zu lassen. Nicht nur aus Nächstenliebe, sondern auch weil es zeigt, dass du deinen Job ernst nimmst und gut machst. Du hast nichts davon, wenn nach deinem Abschied das totale Chaos ausbricht. Eine gute Übergabe ist der nachhaltigere Weg, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Dein Nachfolger wird dankbar dafür sein, aber auch dein altes Team und deine Führungskraft. So machst du dir und allen Beteiligten den Abschied leichter und sorgst dafür, dass du gut in Erinnerung bleibst.

Über Jennifer Michelmann

Jennifer Michelmann machte ihre ersten Erfahrungen im Produktmanagement direkt nach dem Studium bei eBay in London. Sie arbeitet seit 2012 als Produktmanagerin und war zuletzt bei XING in verschiedenen Bereichen tätig.

Ein Kommentar


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Mit Absenden des Kommentars stimmst Du der Speicherung deiner persönlichen Daten (Name, eMail-Adresse, Webseite und Nachricht) durch uns bis auf Widerruf zu. Zur Vermeidung von Spam und zur rechtlichen Absicherung wird deine IP für 2 Monate gespeichert. Ebenfalls zur Vermeidung von Spam werden diese Daten einmalig an Server der Firma Automattic inc. geschickt. Zur Darstellung eines Nutzerbildes wird die eMail-Adresse im pseudonymisierter Form an Automattic inc. übermittelt. Wenn du einen oder beide Haken für die eMail-Benachrichtigungen setzt, wird deine eMail-Adresse bei Automattic inc. gespeichert. (Datenschutzerklärung)

Du hast noch viel mehr zu erzählen?

Dann schreib doch einen eigenen Artikel auf produktbezogen.

Artikel vorschlagen →