UX-Nachwuchs finden, ausbilden und übernehmen - Teil 2:Der Ausbildungsplan

Ihr habt einen UX-Trainee eingestellt: Yay! Aber wie kann ein Trainee diese Zeit am besten nutzen? In Teil 2 der Serie erläutert Stefan Freimark den Ausbildungsplan für UX-Trainees bei Aperto und die sechs Bausteine dieses Traineeships.

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Woraus besteht eigentlich Berufserfahrung? Aus Fachwissen, Methodenwissen sowie Sozialkompetenz bzw. „Soft Skills” – und praktischer Erfahrung in der Anwendung dieser drei Aspekte (ab dem Senior-Level kommt noch Führungskompetenz dazu). Und wie lernt man das? Ich selbst habe sowohl als Lernender als auch als Mentor und Trainer gute Erfahrungen mit diesen vier Schritten gemacht:

  1. Zusehen
  2. Erklärt bekommen
  3. Nachmachen
  4. Feedback bekommen

Wenn ein Trainee einfach nur mitläuft und sich niemand so recht um ihn kümmert, wird er schon einiges aufschnappen. Aber die Gefahr ist groß, dass die Ausbildung eher vom Zufall abhängt: Der Trainee bleibt zu lange auf einem Projekt, oder er wechselt wöchentlich von einem Thema zum nächsten. In beiden Fällen kann es passieren, dass ein oder zwei der oben genannten Facetten der Berufserfahrung zu kurz kommen. Der Trainee hat dann zwar in 12 Monaten viel gesehen und viel erlebt, ist aber womöglich zu einseitig ausgebildet. Oder er hat Schwierigkeiten im nächsten Projekt, weil wichtige Grundlagen nicht vermittelt wurden.

Ein Ausbildungsplan hilft, dieses Risiko zu verringern. Bei Aperto gibt es bereits seit 2010 einen Ausbildungsplan für UX-Trainees – die erste Version wurde damals von Rupert Platz erstellt. Anfangs war das einfach nur eine Checkliste, die im Laufe der Jahre immer länger und immer unübersichtlicher wurde. Und der ein oder andere Modebegriff im Plan spielte nach einigen Jahren dann doch keine Rolle mehr. Wir haben daher den Plan im Jahr 2018 komplett überarbeitet.

Bei unserem Ausbildungsplan für UX-Trainees handelt es sich um keine Prüfungsordnung wie bei einem Studiengang oder eine Ausbildungsordnung wie bei einer IHK-Berufsausbildung. Er dient vielmehr als Leitfaden, und soll sowohl Trainees als auch Mentoren Orientierung bieten. Was genau „dran kommt”, entscheiden Trainee und Mentor immer wieder gemeinsam, abhängig vom Vorwissen des Trainees und den Gelegenheiten, die sich durch Projekte ergeben. Er dient außerdem als eine Art Mini-Berichtsheft, so dass Trainee und Mentor schnell erkennen können, welche Lücken es noch gibt – und nach welchen Gelegenheiten der Mentor daher besonders Ausschau halten sollten. Außerdem ist der Plan eine große Hilfe für den Mentor, wenn er nach 12 Monaten das Arbeitszeugnis für den Trainee schreibt.

Der Ausbildungsplan für UX-Trainees bei Aperto besteht aus 14 Seiten. Das sind keine eng beschriebenen Seiten mit Lerninhalten, sondern mehrere Checklisten und Tabellen. Eine Whitelabel-Lösung könnt ihr hier herunterladen: Materialpaket UX-Trainee-Programm (ca. 1MB)

Der Ausbildungsplan für UX-Trainees auf einen Blick.

Lernziele bieten Orientierung

Es gibt eine Ausnahme von der Aussage „keine eng beschriebenen Seiten mit Lerninhalten”: Die Seiten 5 und 6 enthalten einige Lernziele. Das sind einerseits gewisse Basiskompetenzen zu Arbeitsweise, Denkweise bzw. Haltung, Zeitmanagement und der Zusammenarbeit mit anderen. Zum Beispiel sollte ein UX Designer Muster erkennen können, unternehmerisch denken, pragmatisch sein, und Aussagen auf den Punkt bringen können. Wie schon beim Vorstellungsgespräch (siehe Teil 1) gilt auch hier: Wir erwarten von einem Berufseinsteiger, der vielleicht Anfang oder Mitte Zwanzig ist, keine 30 Jahre Lebenserfahrung. Es geht darum, Orientierung zu geben, was in diesem Beruf wichtig ist – um es im Laufe der Zeit ausbauen zu können.

Ebenfalls enthalten ist ein Block mit grundlegenden Fachbegriffen und Methoden, beispielsweise zu Barrierefreiheit, Informationsarchitektur, Interaktionsdesign oder Usability. Ein Trainee sollte im Laufe der zwölf Monate zumindest mal die meisten der dort genannten Begriffe gehört haben, und einige erklären können (keine Sorge, es gibt keine Abschlussprüfung).

Der dritte und letzte Block innerhalb des Lernziele-Abschnitts betrifft wichtige Begriffe für wichtige Projektarten. Nicht jeder Trainee (und auch nicht jeder Senior) wird im Laufe der nächsten zwölf Monate ein Voice-UI-Projekt machen. Aber wenn, dann kann sich der Trainee diese Liste schnappen, und sich gezielt zu Begriffen wie Bot Persona, Intent oder Wizard of Oz informieren.

Statt die anderen Seiten des Ausbildungsplans einzeln vorzustellen, erläutere ich in den folgenden Absätzen die sechs Bausteine des Traineeships. In Teil 3 dieser Artikelserie gibt es ein Praxisbeispiel.

Baustein 1: Onboarding und Schulungen

Alle neuen Kollegen erhalten in den ersten zwei bis vier Wochen Onboarding-Schulungen. Neben einer allgemeinen Einführung sind das z.B. Termine zu Informationssicherheit, Datenschutz oder eine Basisschulung für das Jira-Ticketsystem. Darüber hinaus gibt es für UX-Trainees und Juniors nach Bedarf weitere Schulungen zum Umgang mit den Usability-Testrechnern, Crashkurse in Axure und Sketch, oder eine Schulung für das Confluence-Wiki. Den Sketch-Crashkurs brauchen die wenigsten – im Gegensatz zum Axure-Crashkurs: Auch wenn UI Designer und UXer in der Regel mit Sketch arbeiten, spielt Axure bei anspruchsvolleren Prototypen und der Dokumentation von Flows jedoch nach wie vor eine wichtige Rolle.

Darüber hinaus bieten Kolleginnen und Kollegen verschiedene interne Trainings an die für alle Erfahrungsstufen offen sind, zum Beispiel zu Präsentationen oder zum „Enterprise Design Thinking”-Framework von IBM.

In den Ausbildungsplan wird der Termin eingetragen, an dem der Trainee die jeweilige Schulung mitgemacht hat (auf Seite 3).

Baustein 2: Mini-Workshops

Bei den Mini-Workshops handelt es sich um ein neues Format, das wir demnächst einführen möchten. „Mini” deswegen, da sie nicht den ganzen Tag dauern sollen, sondern nur zwei bis vier Stunden. Sie sind speziell für UX-Trainees gedacht, sind aber auch für interessierte Junior UX Designer offen – und wenn es dann noch freie Plätze gibt, dann natürlich auch für Trainees und Juniors aus anderen Disziplinen. Konkret planen wir diese Themen:

  • User Research (Arten von User Research, sich selbst als Interviewer probieren, Dokumentation als Personas oder User Journeys…)
  • Basics Website-Projekte (Seitentypen, modularer Aufbau, Inhaltsstruktur, Navigationsmechanismen, Barrierefreiheit…)
  • Basics Software-Projekte (Human Interface Guidelines, Interaction-Design-Grundlagen wie Fitt’s Law, gute Labels für Buttons…)
  • Prototyping mit Axure (Dynamic Panels, Variablen, Arbeiten mit dem Interaction Editor)
  • Prototyping mit Sketch und InVision (Craft, Templates, Fixed Elements)
  • Usabilitytests (Warm-up zum Think-aloud, Fragen richtig stellen…)

Wie bei den Onboardings auch trägt der Trainee den Termin des jeweiligen Mini-Workshops in den Ausbildungsplan ein (auf Seite 7).

Baustein 3: Übungsaufgaben

Mit Übungsaufgaben lernen Trainees wichtige Methoden unabhängig vom konkreten Projekt kennen. Mentoren können natürlich jederzeit Übungsaufgaben geben, allerdings gibt es auch eine Handvoll vorgefertigter Aufgaben, die jeweils auf einer DIN-A4-Seite erläutert werden:

  • Wireframes: Zeichne die Produktdetailseite eines Online-Shops als Wireframe nach.
  • Navigationsmechanismen für Websites: Identifiziere auf Websites mehrerer Versicherungen, welche Arten von Hauptnavigationen es gibt.
  • Flowchart: Zeichne ein Flowchart für einen Double-Opt-in-Prozess für Newsletter.
  • Marktrecherche: Recherchiere, welche großen Content Management Systeme es gibt und wodurch sie sich unterscheiden.
  • Benchmark-Analyse: Vergleiche sechs bis acht Websites aus der Branche XYZ.
  • Experten-Evaluation: Analysiere Website X und bewerte sie nach den Kriterien A, B, C.

Für den Mentor ist der Aufwand überschaubar (eine halbe Stunde für das Briefing plus ca. eine Stunde für Feedback und die Vermittlung von weiteren Hintergründen), und Trainees haben pro Aufgabe für ein bis zwei Tage eine sinnvolle Beschäftigung. Übungsaufgaben sind jedoch nicht nur Lückenfüller, sondern haben eine Reihe weiterer Vorteile. Sie helfen dabei, einige Aspekte zu üben:

  • den „konzeptionellen Blick”
  • das Bewerten von Alternativen
  • das Zusammenfassen von Erkenntnissen
  • das Präsentieren und ggf. das Vermitteln von konzeptionellen Gedanken

Ich gebe einem neuen Trainee gerne in den ersten Tagen die Wireframe-Übungsaufgabe: „Zeichne eine Amazon-Produktseite als detailliertes Wireframe nach.” Das kann auch Zalando sein oder eine Produktdetailseite eines anderen großen Online-Shops. Durch diese Aufgabe muss der Trainee von einer konkreten Vorlage abstrahieren. Als Mentor gebe ich dann Feedback, was eigentlich in ein Wireframe rein kommt, oder auch wie grob oder fein es an verschiedenen Stellen sein sollte. Eine Folgeaufgabe ist, Strukturen zu erkennen und das Wireframe noch weiter zu abstrahieren: zu einer gröberen Skizze bzw. einem schematischen Wireframe (in einem Artikel auf A List Apart bezeichneten Heleen van Nues und Lennart Overkamp das als Priority Guides). Das zeigt, aus welchen Elementen und Modulen die Seite eigentlich besteht, und das ist es, was ich mit dem „konzeptionellen Blick” meine.

Absolvierte Übungsaufgaben werden ebenfalls auf Seite 7 in den Ausbildungsplan eingetragen.

Baustein 4: Praktische Erfahrungen auf Projekten

Im Ausbildungsplan unterscheiden wir bei den praktischen Erfahrungen drei Aspekte:

  1. Projektabläufe (agile Methoden wie Kanban sowie Scrum mit zeitgleichen Sprints oder versetzten Sprints, außerdem der klassische Wasserfall – der jedoch mit laufender und enger Abstimmung mit anderen Disziplinen)
  2. Projektarten (z.B. informative oder werbliche Websites, Software für das Web oder für Betriebssysteme wie iOS, Android, Windows, macOS…)
  3. Konkrete Erfahrungen

Idealerweise lernt ein Trainee während seines Traineeships sowohl mehrere verschiedene Projektabläufe als auch Projektarten kennen.

Die konkreten Erfahrungen sind im Ausbildungsplan wie in der folgenden Tabelle strukturiert (auf den Seiten 9 und 10 im Ausbildungsplan):

Thema Hatte ersten Kontakt zum Thema Hat zugearbeitet und vertieften Eindruck gewonnen Hat eigenständige Ergebnisse erarbeitet
Desk Research Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3

Mit „Hatte ersten Kontakt zum Thema” ist gemeint: Der Trainee hat mal einem anderen UX Designer über die Schulter geguckt, und die beiden haben sich darüber unterhalten. Er hat jedoch nicht an der Aufgabe mitgearbeitet.

Die Spalte „Hat zugearbeitet und vertieften Eindruck gewonnen” bedeutet genau das: Der Trainee hat zugearbeitet, die Aufgabe allerdings nicht alleine erledigt.

In die Spalte „Hat eigenständige Ergebnisse erarbeitet” ganz rechts tragen wir immer dann ein Projekt ein, wenn der Trainee nicht nur zugearbeitet hat, sondern einen größeren Teil oder sogar die ganze Aufgabe selbstständig bearbeitet hat (der Mentor steht natürlich trotzdem für Fragen zur Verfügung und gibt Feedback).

Sofern der Trainee bereits Vorerfahrungen mitbringt, werden sie in die Tabelle eingetragen. Im Laufe des Traineeships wird der Lernfortschritt sichtbar, wenn die Einträge in der Tabelle in den Spalten von links nach rechts wandern, bzw. die Tabelle nach rechts hin ausgefüllt wird. Je nach Projektlage wird ein Trainee nicht in allen Punkten Erfahrungen sammeln oder eigene Ergebnisse erarbeiten. Ziel ist durchaus, in möglichst vielen Zeilen möglichst viele Einträge in den hinteren Spalten zu haben – es ist jedoch nicht schlimm, wenn das nicht klappt. Wenn der Trainee nach den 12 Monaten übernommen wird und dann als Junior UX Designer arbeitet, zeigen die Lücken in der Tabelle, welche Erfahrungen demnächst gesammelt werden sollten.

In früheren Versionen des Ausbildungsplans enthielt die Tabelle Einträge für alle möglichen Methoden, auch wenn diese in der Praxis nur selten zum Einsatz kamen. Mit der Überarbeitung 2018 haben wir uns bewusst dazu entschieden, die Tabelle zu entschlacken und uns auf solche Methoden zu konzentrieren, die in vielen oder den meisten Projekten eine Rolle spielen (mit zwei Seiten ist die Tabelle außerdem lang genug).

Der Vorteil mehrerer Tabellen für Projektabläufe, Projektarten und konkrete Erfahrungen ist, dass es nicht eine riesige Auflistung gibt, die dann womöglich Dubletten enthält (z.B. einmal Kundenworkshop in einem klassischen Projektvorgehen und nochmals Kundenworkshop in einem agilen Projekt).

Baustein 5: Austausch mit anderen Disziplinen

Trainees sollten während ihres Traineeships auch über den Tellerrand hinaus blicken und verstehen, wie andere Kollegen zum Projekterfolg beitragen und mit der UX-Disziplin zusammenarbeiten. Hierfür gibt es drei Austauschformate:

  • Tellerrand-Gespräche: UX-Trainees kommen zwar automatisch mit Trainees aus anderen Disziplinen in Kontakt und lernen im Rahmen der Projektarbeit weitere Kollegen kennen. Wenn der Trainee möchte, stellt der Mentor jedoch zusätzliche Kontakte zu erfahrenen Seniors her. Die beiden vereinbaren dann selbst einen Termin, in dem der Trainee mehr über das Arbeitsfeld der Kollegen erfährt.
  • Schnuppertage: Wir empfehlen Trainees, sich für einen oder anderthalb Tage neben Kollegen aus anderen Disziplinen zu setzen, um ihnen bei ihrer Arbeit über die Schulter zu gucken.
  • Austauschwochen: Nach einiger Zeit verbringen Trainees sechs bis maximal acht Wochen in einer anderen Disziplin – am besten projektbezogen. Diese Austauschwochen finden frühestens nach sechs Monaten statt. Dadurch ist es für den Trainee leichter, die Erkenntnisse aus den Austauschwochen in den Kontext seiner bisherigen Arbeit in der UX-Disziplin zu setzen. Naheliegende Austauschziele für UXer sind z.B. das Projektmanagement bzw. die Product Owner, die Redaktion bzw. Medienproduktion oder die Strategieabteilung – je nach Interesse und Vorwissen sind aber auch Austauschwochen bei den Visual Designern, in Frontend und Backend oder in anderen Disziplinen möglich.

Mit allen drei Austauschformaten verfolgen wir mehrere Ziele. UX-Trainees sollen…

  • lernen, wie man Menschen interviewt, um etwas über ihre Tätigkeit und Bedürfnisse zu erfahren
  • verstehen, wie andere ihren Teil zum Projekt/Produkt beitragen
  • verstehen, wie andere mit uns UXern zusammenarbeiten
  • verstehen, wie Agentur und wie Digitalprojekt funktionieren

…und sich noch stärker mit Kolleginnen und Kollegen vernetzen.

Baustein 6: Selbststudium

Trainees sollten 20% ihrer Zeit zum selbstständigen Lernen nutzen, also ein Tag pro Woche. Von der Idee her ist das vergleichbar mit Berufsschulunterricht in einer dualen Ausbildung oder mit einem Dualen Studium. Natürlich können auch Leerlaufzeiten zwischen Projekten zum Selbststudium genutzt werden, oder wenn der Mentor den Trainee vorübergehend nicht so eng betreuen kann (z.B. wegen Urlaub oder Krankheit). Das einzuplanen und damit explizit Zeit vorzusehen ist jedoch sinnvoll: Selbstständiges Lernen sollte nicht erst stattfinden „Wenn Zeit ist”, denn das ist zu selten der Fall.

Der Mentor gibt dem Trainee Empfehlungen, womit er sich in dieser Zeit beschäftigen sollte:

  • Methoden in Confluence: Unsere wichtigsten Leistungen sind einheitlich in einem Wiki beschrieben, inkl. Links zu Beispieldokumenten auf dem Fileserver.
  • Artikel, Bücher, Vorträge: In Confluence gibt es eine kuratierte Liste zu den Lernzielen aus dem Ausbildungsplan (jeweils maximal 2 Artikel, 2 Bücher und 2 Videomitschnitte).
  • Trainee-Thema

Zum letzten Punkt: Trainees wählen nach einigen Monaten in Absprache mit ihrem Mentor ein Thema mit UX-Bezug, das sie über mehrere Monate recherchieren und aufbereiten. Die Ergebnisse präsentieren sie dann im zweiwöchentlichen UX-Jour-Fixe oder auch vor einer größeren Runde. Das Trainee-Thema hat mehrere Vorteile:

  • Trainees lernen, ein Thema zu recherchieren (und sich dabei nicht zu verzetteln)
  • Trainees lernen, ein paralleles, länger laufendes Projekt voranzutreiben
  • Trainees lernen, ein Thema aufzubereiten und in einem Vortrag zu vermitteln
  • Es ist eine sinnvolle Beschäftigung für Leerlaufzeiten

Ein Ausschnitt aus der Confluence-Seite mit Empfehlungen fürs Selbststudium

Im nächsten Teil zeige ich anhand eines Praxisbeispiels, wie das Traineeship konkret ablaufen könnte, und worauf man dabei als Mentor achten sollte. Wenn Ihr Fragen habt, stellt sie gerne in den Kommentaren! Im vierten Teil geht es nicht nur um die Übernahme am Ende des Traineeships, sondern ich gehe auch auf Fragen ein.

Zum dritten Teil →

Download

Wir freuen uns, wenn andere Unternehmen ebenfalls ein Programm für UX-Trainees auf dieser Basis anbieten. Damit ihr nicht bei Null anfangen müsst, findet ihr hier den Ausbildungsplan, die Hausaufgabe für Bewerber und die Übungsaufgaben zum Download: Materialpaket UX-Trainee-Programm (PDF & DOC, ca. 1MB)

Über dieses Thema habe ich 2018 auf drei Konferenzen gesprochen. Einen Screencast meines Konferenzvortrags – quasi das Audiobook – könnt ihr bei Vimeo ansehen/anhören.

Andere Teile dieser Serie

Über Stefan Freimark

Stefan Freimark ist Associate Director für Experience und Service Design bei Aperto in Berlin. In über zehn Jahren als Konzepter in Digitalagenturen war er für Kunden aus unterschiedlichsten Branchen tätig: von der Automobilindustrie und Finanzdienstleister über Hochschulen, Gesundheitswesen und Medizintechnik bis zu Projekten für Bundesministerien und Bundesbehörden. Nebenbei hat er mehrere Jahre lang UX-Grundlagen an der Good School in Hamburg und in Googles Launchpad-Programm für Startups vermittelt, sowie vier Jahre lang das UXcamp Europe mitorganisiert.

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