Meetings müssen keine Zeitverschwendung sein!

In vielen Unternehmen und bei vielen Leuten ist der Begriff „Meeting“ Synonym für „Zeitverschwendung“. Wenn man einen neuen Termin einstellt, um mit den Kollegen etwas zu besprechen oder zu erarbeiten, hört man gleich ein Aufstöhnen durch die Räume ziehen. Schade eigentlich, denn ein Austausch mit Kollegen ist wichtig und das gemeinsame erarbeiten von Themen unerlässlich – gerade auch aus Sicht eines Produktmanagers oder UX Designers.

Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass Meetings zielgerichtet und effizient durchgeführt werden. Dieser Beitrag soll ein paar Ideen hierfür aufzeigen.

Meetingkultur in Unternehmen

In meinem Arbeitsleben habe ich in Unternehmen unterschiedlichster Größe und mit unterschiedlichster Meetingkultur gearbeitet. Letztere hängt dabei häufig von ersterem ab.

Gerade sehr große Unternehmen tendieren dazu, sehr viele Meetings zu machen. Es gibt Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen, die man kennenlernen und mit denen man irgendwie zusammen arbeiten muss. Jeder will oder muss irgendwie immer über alles im Bilde sein, und ein gewisser Kontrollzwang ist häufig auch vorhanden. Dies führt zu vielen Meetings, in denen unglaublich viele Menschen sitzen, die sich letztlich langweilen und mit ihren Handys rumspielen.

Welch unglaubliche Verschwendung von Ressourcen! Denn rechnet man vereinfacht einmal mit einem Stundensatz von 100,- EUR und einem Meeting-Größe von 10 Personen, kostet ein einstündiges Meeting schnell mal 1000,- EUR! Dafür sollte das Meeting schon einiges als Ergebnis liefern – was erfahrungsgemäß häufig leider nicht der Fall ist.

Außerdem führt eine solche Meetingkultur, in der jeder zu jedem Meeting eingeladen wird dazu, dass die Mitarbeiter überhaupt nicht mehr zum eigentlichen Arbeiten kommen. Bei meinem vorletzten Job bei einem großen Hamburger Versandhändler hatte ich mitunter das Gefühl, nur 30% meiner Zeit effektiv arbeiten zu können während die restliche Zeit für (häufig nicht sehr ergiebige) Meetings drauf ging.

Auf der anderen Seite gibt es kleine Unternehmen und Startups, bei denen eine regelrechte Meeting-Aversion herrscht. Möchte man sich hier einmal in Ruhe mit einem Kollegen austauschen oder gemeinsam etwas erarbeiten heißt es gleich: „Wir meeten zu viel!“.

Natürlich muss man in einem Startup mit nur 4 Mitarbeitern nicht dauernd irgendwelche Termine machen, um sich auf dem Laufenden zu halten oder etwas zu erarbeiten. Denn jeder weiß bei den Kollegen sowieso, an was gerade gearbeitet wird; die Kommunikation und Zusammenarbeit läuft kontinuierlich ab.

Aber mit steigender Größe eines Unternehmens, mit dem Aufbau verschiedener Abteilungen oder der Verteilung auf verschiedene Räume und Etagen wird ein gewisser Grad an Austausch irgendwann nötig. Und er ist auch wichtig und hilfreich, denn er bestimmt auch maßgeblich mit, wie sich die Kultur im Unternehmen generell entwickelt. Denn wird in einem Unternehmen offen, ehrlich und transparent kommuniziert und an allen relevanten Themen gemeinschaftlich gearbeitet, dann führt dies unweigerlich zu weniger Missverständnissen, Eigeninteressen, Politik und damit zu höherer Effizienz und Zielorientiertheit.

Dieser Austausch sollte jedoch effektiv, effizient und zufriedenstellen erfolgen, damit die oben geschilderten Probleme nicht auftreten und alle offen für Meetings sind.

Arten von Meetings

Um Meetings effektiv, effizient und zufriedenstellen zu gestalten, sollte man sich zunächst darüber klar werden, welche Arten von Meetings es überhaupt gibt bzw. an welchen man immer wieder teilnimmt (oder teilnehmen muss). Im Grunde fallen diese in drei verschiedene Kategorien: Update-, Workshop- und Entscheidungs-Termine. Im Anschluss kann man überlegen, wie man die jeweiligen Meetings dann gestaltet, damit sie nicht zu einer Zeitverschwendung werden, sondern gerne und vor allem zielorientiert genutzt werden.

Update-Termine

Die erste Kategorie von Meetings möchte ich als Update- oder Koordinations-Termine bezeichnen. Hierunter fallen alle Abteilungsinternen oder -externen Meetings, in denen es darum geht, sich auf dem Laufenden zu halten und abzustimmen. Arbeitet man nach Scrum, gehören hierzu sicherlich das Daily Standup und das Sprint Review. Aber auch die klassischen 1:1-Termine (z.B. zwischen Mitarbeiter und Führungskraft) oder auch Abteilungs-Meetings, Status-Quo-Meetings und Company-Meetings etc. gehören dazu.

Sich gegenseitig über aktuelle Entwicklungen und Fortschritte auszutauschen und abzustimmen halte ich wie oben beschrieben für umso relevanter, je größer das Unternehmen ist. Allerdings sollte man sich gut über die Frequenz, die Dauer, das Format und die Teilnehmer solcher Update-Termine Gedanken machen – und überlegen, ob sie überhaupt als Meeting nötig sind. Vielleicht lassen sich die Informationen ja auch schriftlich (per Mail oder internem Newsletter) verbreiten, sodass ein persönliches Zusammentreffen gar nicht nötig ist?

Soll hierfür aber tatsächlich ein Termin stattfinden ist es insbesondere wichtig, dass der Umfang geklärt ist (worüber soll sich ausgetauscht werden), die Dauer begrenzt ist (Timeboxing!) und jeder angehalten ist, sich so kurz und prägnant zu fassen, wie möglich (Fokus!). Ausschweifende Diskussionen sollten an dieser Stelle vermieden und ausgelagert werden.

Workshop-Termine

Die zweite Kategorie von Meetings sind Workshop- oder auch Brainstorming-Termine, also Zusammentreffen, in denen man gezielt über ein Thema spricht und hierfür Lösungen entwickelt oder sich zumindest Input hierfür einholt. In Scrum fallen alle weiteren Termine in diese Kategorie, also das Estimation (in denen man am Backlog arbeitet, Fragen klärt und Aufwände schätzt), das Planning (in dem der aktuelle Sprint ausgestaltet und Aufgaben definiert werden) und die Retrospektive (in der an Verbesserungen für das Team und die Prozesse gearbeitet wird). Aber auch die klassischen „Lass mal zu Thema XY zusammensetzten“-Termine gehören hierzu… oder sollten es zumindest.

Als Produktmanager und UX Designer verbringen wir häufig viel Zeit in solchen Workshop-Terminen – was auch gut, richtig und wichtig ist! Denn alleine im stillen Kämmerlein kann man kein gutes Produkt entwickeln. Es ist Austausch nötig zwischen Produktmanager und UX, mit dem Entwicklungs-Team, den Stakeholdern und natürlich den Nutzern!

Allerdings sollten Workshop-Termine immer gut vorbereitet werden und fokussiert ablaufen, damit sie nicht beliebig, ausschweifend und damit nervig werden. Es ist wichtig, dass vorab klare Ziele definiert werden, dass die Teilnehmer etwas beizutragen haben (und auch gerade den Kopf dafür frei haben), dass sich auf das Thema fokussiert wird und – was häufig vergessen wird – klare nächste Schritte definiert werden und diese dann auch nach gehalten werden.

Entscheidungs-Termine

Bei der letzten Art von Meetings dreht sich alles darum, eine Entscheidung zu treffen. In diesen Terminen soll nichts mehr erarbeitet werden, sondern es gibt eine klare Auswahl von möglichen Vorgehensweisen und das Team und/oder das Management muss sich für eine davon entscheiden.

Entscheidungs-Termine sollten von demjenigen, der sie anberaumt, sorgfältig vorbereitet werden. Derjenige, der eine Entscheidung benötigt, sollte sich sehr gut überlegen, welche Optionen es gibt und alle Vor- und Nachteile hiervon soweit möglich vorab sammeln und dann aufzeigen können. Darüber hinaus sollten alle Informationen und Materialien, die als Entscheidungsgrundlage dienen könnten, vorbereitet und mitgebracht werden. Häufig gehört hierzu auch eine sogenannte Entscheidungsvorlage, in der die verschiedenen Optionen nochmals klar aufgezeigt sind.

Die anderen Teilnehmer des Meetings sollten vorab darüber informiert werden, was genau es zu entscheiden gibt und sich, soweit möglich, ebenfalls vorbereiten. Im Termin selbst sollten dann die letzten offenen Fragen geklärt werden, damit schließlich die Entscheidung getroffen werden kann.

Tipps für gute Meetings

Im vorherigen Abschnitt habe ich bereits einige Ideen aufgezeigt, was für die jeweiligen Arten von Meetings wichtig ist und worauf man achten kann oder sollte. Die folgende Liste beinhaltet weitere Tipps und Anregungen, was man dafür tun kann, um Meetings effektiv, effizient und vor allem zufriedenstellend durchzuführen. Die Liste basiert auf Erfahrungen,  hat aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn ihr weitere Tipps und Ideen habt, schreibt sie gerne als Kommentar zu diesem Beitrag.

  • Nicht meeten um des Meetings willen: Viele Termine schleichen sich in einen Arbeits-Kalender ein, werden dann beibehalten und nicht mehr hinterfragt. Daher stellt euch insbesondere bei allen Regel-Terminen in eurem Kalender die Fragen: „Was bringt der Termin? Müssen wir ihn wirklich beibehalten oder kann er abgeschafft oder ersetzt werden?“. Vielleicht findet sich gerade für Update-Termine ja auch andere Lösungen. Manchmal hilft schon ein einfaches Status-Update per E-Mail. Dieses hat den Vorteil, dass man es dann lesen kann, wenn man die Zeit dafür hat.
  • Klare Ziele definieren: Gerade bei Workshop-Terminen, aber auch bei Update-Terminen, ist es wichtig, dass der Organisator des Termins vorab die Ziele definiert. Was soll mit dem Termin erreicht werden? Welche Ergebnisse sind gewünscht? Scrum macht es sehr schön vor: für jedes der Meetings werden klare Ziele und auch die Vorgehensweise definiert. Wer diese für Scrum noch nicht kennt, der kann sich in diesen Videos von Boris Gloger nochmal informieren.
  • Eine Beschreibung und Agenda vorab: Ein neuer Termin lässt sich in Outlook oder anderen Kalender-Tools sehr schnell einstellen und an viele Personen verschicken. Leider wird dabei häufig maximal ein Titel für den Termin vergeben, eine detailliertere Beschreibung oder gar eine richtige Agenda? Fehlanzeige! Dabei ist es für die Teilnehmer sehr wichtig zu wissen, worum es eigentlich gehen soll und wie der Ablauf geplant ist. Zum einen kann ein (potentieller) Teilnehmer durch solche Informationen besser entscheiden, ob er überhaupt zusagen sollte. Zum anderen kann er / sie sich dann auch besser vorbereiten. Und auch der Organisator des Termins bereitet sich hierdurch natürlich schon viel intensiver vor.
  • Die richtigen Teilnehmer: Ein zu großer Teilnehmerkreis kostet Geld und kann kontraproduktiv sein. Der Organisator sollte sich daher vorab Gedanken machen, wer wirklich für das Meeting relevant und notwendig ist. Eventuell hilft es, die entsprechenden Personen vorab anzusprechen, ob sie denken, etwas zu dem Thema beitragen zu können.
  • Vorbereitung: Insbesondere der Organisator, aber auch alle Teilnehmer sollten sich auf Meetings gut vorbereiten. Der Organisator muss, wie bereits beschrieben, eine Agenda vorbereiten, eventuell Informationen und Materialien vorab verschicken, einen Raum buchen, für die technische Ausstattung sorgen, etc. Die Teilnehmer sollten sich in das Ziel des Meetings einlesen und überlegen, was sie ggf. mitbringen sollten (Daten, Materialien, etc.).
  • Ein Moderator: Gerade in Workshops ist es wichtig, dass jemand den Termin, den Zeitplan und die Fokussierung auf das Wesentliche im Auge behält. Für größere Workshops lohnt es sich, einen neutralen (ggf. externen) Moderator zu Hilfe zu nehmen; ist dies nicht möglich oder bei kürzeren Terminen nötig, sollte entweder der Organisator selber die Moderation übernehmen (er will ja ein in der Regel gutes Ergebnis aus dem Termin ziehen), oder aber er benennt eine andere Person als Moderator (wenn er mit arbeiten und diskutieren will).
  • Meeting-Regeln etablieren: Jedes Unternehmen oder zumindest jedes Team sollte sich überlegen, nach welchen Regeln es zusammentreffen möchte. Im Fokus solcher Regeln steht meist der gegenseitige Respekt voreinander, ohne den eine Kommunikation und Zusammenarbeit nur schwer möglich ist. Die Regeln sollten gemeinsam erarbeitet werden und für alle Teilnehmer gelten.
    Mögliche Regeln können beispielsweise sein:

    • Wir beginnen und beenden das Meeting pünktlich
    • Mobiltelefone, Tablets und Laptops sind bei uns ausgeschaltet (falls nicht für das Meeting benötigt)
    • Jeder hat das Recht, das Meeting zu verlassen, wenn er keinen Beitrag leisten kann
    • Privatgespräche finden in Pausen statt
    • Jeder spricht für sich, nicht für andere
    • Es spricht immer nur einer
    • Wir lassen den anderen ausreden
    • Wir bleiben sachlich – keine persönlichen Angriffe
    • Wir bleiben beim Thema
    • Wir reden nicht um des Redens willen
    • Vertrauliches bleibt in der Gruppe
    • etc.
  • Ergebnisse und Next Steps festhalten: In einer Stunde kann viel gesagt werden. Wichtig ist, dass die relevanten Informationen festgehalten werden – idealer Weise stichpunktartig auf Flipchart oder Whiteboard. Hierzu gehört auch, um welche Punkte man sich ggf. später oder außerhalb des Meetings kümmern muss, und wer hierfür verantwortlich ist. Leitet daher alle ToDos und Follow-up-Themen einschließlich eines Verantwortlichen fest.
  • Protokoll an alle Teilnehmer und relevanten Personen: Der Organisator oder Moderator sollte nach dem Termin ein kurzes, stichpunktartiges Protokoll an alle Teilnehmer und sonstigen Personen, die informiert werden müssen, versenden. Hierin sollten die wichtigsten Themen kurz, aber in verständlicher Form, aufgeführt werden, ToDos und Verantwortliche nochmals benannt und die nächsten Schritte definiert werden. Ich als Product Owner versende beispielsweise nach jedem Planning die Ergebnisse an das Team und die Stakeholder und schicke eine Zusammenfassung des Sprint Reviews an alle relevanten Personen.
  • Ergebnisse nachverfolgen: Auch wenn in einem Termin alle einer Meinung waren und sich auf klare nächste Schritte verständigt haben, heißt dies leider noch lange nicht, dass hieran auch gearbeitet wird. Deshalb sollte man als Organisator eines Termin entweder selber dafür sorgen, dass die ToDos auch wirklich bearbeitet werden, oder aber man benennt einen Verantwortlichen hierfür. Auch kann es Sinn machen, sich in regelmäßigen Abständen einen Status zukommen zu lassen – entweder schriftlich oder in einem Follow-up-Termin (siehe hierzu jedoch Punkt 1: nur wenn wirklich nötig!).

Fazit

Ein Meeting muss bzw. sollte keine Zeitverschwendung sein. Im Gegenteil: wenn Meetings sinnvoll vorbereitet und effizient durchgeführt werden, dann liefern sie einen wichtigen Beitrag dazu, für Transparenz im Unternehmen zu sorgen und alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen zu lassen. Sie können damit dazu beitragen, die Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen.

Gerade wir Produktmanager und UX Designer sollten eine positive Meetingkultur pflegen und fördern, denn der Austausch mit Kollegen und Stakeholdern aus unterschiedlichsten Bereich ist wichtiger Teil unserer Aufgabe, die Anforderungen im Unternehmen allumfassend zu erheben, mit denen der Nutzer / Kunden zusammen zu führen, um daraus anschließend das ideale Produkt für die Anforderungen zu schaffen.

Wie sind eure Erfahrungen mit Meetings?

Macht ihr gerne und gute Meetings? Welche Tipps und Tricks nutzt ihr, damit eure Termine und Meetings zielführend und effizient sind? Oder gehört ihr selber zu der Gruppe von Menschen, die lieber gar keine Meetings mehr machen würden? Wie kommt es dazu?

Ich bin gespannt auf eure Meinung und freue mich über eine rege Diskussion!

 

Über Rainer Gibbert

Rainer ist Produktmanager mit großer Begeisterung für gute, Kunden-orientierte und wirtschaftlich erfolgreiche Produkte. Derzeit leitet er bei der Star Finanz GmbH in Hamburg das Produktmanagement. Zuvor war Rainer u.a. bei REBELLE als Head of Product, bei Fielmann Ventures als Senior Produktmanager sowie bei OTTO als Produktmanager im E-Commerce Innovation Center tätig und leitete das User Insights Team bei der XING AG.

6 Kommentare

  1. Detlev Petersen

    Hallo Rainer,

    Meetings sind in der Tat ein interessantes Thema, weil es vermutlich jedem leicht fällt, sich an zu lange und zu ineffektive Meetings zu erinnern.

    Ein Punkt, den ich in Deiner Liste ergänzen würde, wäre der, die Meetingdauer klar zu begrenzen und sich daran auch zu halten. Ein Daily Stand-up Meeting in Scrum kann auf 15min begrenzt werden. Andere Meetings zum Informationsaustausch untereinander oder mit Zulieferern oder Kunden auf maximal 1 Stunde. Das hat den Vorteil, den eigenen Tag besser planen zu können. Als ich die Idee dieser Zeitbegrenzung das erste Mal hörte, gefiel diese mir spontan.

    Meetings, die ausarten, bringen vor allem den eigenen Tagesablauf komplett durcheinander, wenn ohnehin in jedem 2-wöchigem Scrum-Sprint mehrere Baustellen bearbeitet werden. Es frustriert eher, wenn ein Meeting den vorab überlegten Tagesablauf fürs Erreichen bestimmter Ziele durcheinander bringt. Falls nach der Zeitbegrenzung noch Gesprächsbedarf herrscht, kann ein Folgemeeting angesetzt werden. Zudem wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer mit längerer Meetingdauer sicher sinken und 15min Pause nach 45min Meeting wie in der Schule beim Unterricht sind mir im Berufsleben noch nicht begegnet. Oft dreht sich ein Team in einem Meeting nach gewisser Zeit auch im Kreis, so dass das Meeting keinen Fortschritt mehr generieren kann. Da ist natürlich ein neutraler Moderator gut, der das bemerkt und in der gesamten Diskussion in der Rolle des Beobachters ist.

    Meiner Meinung nach arten Meetings aus, weil oft zu wenig über die richtigen Dinge kommuniziert wird. Wenn dann mal Gelegenheit ist, sich endlich mitzuteilen, kochen Befindlichenkeiten hoch und der Gesprächsbedarf explodiert förmlich. Das hat nicht unbedingt etwas mit dem falschen Teilnehmerkreis und der mangelhaften Vorbereitung zu tun, sondern auch damit, worüber im Unternehmen generell miteinander gesprochen wird oder auch nicht oder welches Menschenbild in einem Unternehmen, einer Abteilung, einer Gruppe vorherrscht. Ich denke, dass dies unser Kommunikationsverhalten einerseits und das Päckchen Gesprächsbedarf pro Meeting andererseits wesentlich mit beeinflusst und somit auch den Verlauf jedes Meetings.

    Ein Moderator ist gut, aber oft leistet man sich diesen in der Praxis oft nicht. Jedenfalls nicht in Form einer neutralen Instanz, sondern mehr in Form desjenigen, der das Meeting einberief. Diese Person ist jedoch direkt beteiligt und kann damit nicht immer so neutral sein, wie es erforderlich wäre, um ein Meeting stets effektiv zu halten. Auch sollten Mitarbeiter ermutigt werden, offen zu sagen, wenn sie den Eindruck haben, die Beteiligten verlaufen sich gerade oder drehen sich im Kreis. So etwas kommt durchaus vor, aber vielleicht zu wenig.

    Mir scheint es zudem effektiver zu sein, den Teilnehmerkreis pro Meeting eher klein zu halten, vor allem in Workshops. Bis zu 3 Personen scheinen mir stets effektiver zu kommunizieren als bei einem Meeting von 10 Personen. Ist der Teilnehmerkreis zu gross, können sich Diskussionen in kleinen Gruppen oft verselbstständigen, während der Rest gelangweilt zuhört. Besser wäre es, dann in kleinen Gruppen hintereinander oder parallel zu arbeiten, um am Ende alle über einen neuen Stand zu informieren. Ich denke, dies ist ein extra Punkt, denn Relevanz kann je nach Situation viele oder wenig Teilnehmer bedeuten. Je nach Art des Themas gibt es sicher auch eine maximale Gruppengröße, die dann über die Effektivität des Meetings mitentscheidet.

    Viele Grüße
    Detlev

  2. Mirjam

    Am wichtigsten: „Jeder hat das Recht, das Meeting zu verlassen, wenn er keinen Beitrag leisten kann“- bei uns Regel nr. 1

  3. Ben

    Danke Rainer für die schöne Zusammenfassung.
    Aus meiner Sicht ist der Punkt „Die richtigen Teilnehmer“ essentiell.

    Ich (in einem großes Unternehmen) erlebe häufig das Problem, dass entweder:
    a) Aus einem (Fach-)Bereich mehr als 1 Person anwesend ist (Waste) oder es
    b) Einen „Abgesandten“ aus einem Fachbereich gibt, der dann wiederum aber keine Entscheidungsbefugnis hat.

    Der Punkt b) führt insbesondere bei Entscheidungs-Terminen zu keinem Ergebnis.

  4. Detlev Petersen

    Hallo,

    einen weiteren Punkt hätte ich noch. Meetingeinladungen können mit optionalen Teilnehmern in Outlook organisiert werden. Ich halte das für suboptimal, weil der Teilnehmer damit nicht weiss, ob er teilnimmt oder nicht. Das ist ein uneindeutiger Zustand, welcher eine Zeitplanung erschwert. Im Sinne einer Zielerreichung pro Zeitabschnitt wie in Scrum sollte definitiv feststehen, ob eine Teilnahme notwendig ist oder nicht. Das kann folglich eingeplant werden. Sich Optionen offen zu halten, führt zu keiner Entscheidung und lässt offen, was geschehen wird. Unvorhergesehenes geschieht ja ohnehin, so dass dieses Päckchen nicht noch aufgebläht werden muss.

    Viele Grüße
    Detlev

  5. Günther Möller

    Das sind super Tipps, vielen Dank. Das Einladen der Teilnehmer, die Planung der Agenda, Pflege und Versand des Protokolls haben wir bei uns schon mit RS TaskGroup automatisiert. Jetzt müssen wir uns im Projektleitermeeting nur noch an die aufgestellten „Meeting-Regeln“ halten – was manchem durchaus schwerfallen wird, insbesondere beim „Wir reden nicht um des Redens willen“ 😉

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