Checkliste für den gelangweilten PO – was man mit einer Stunde Leerlauf alles machen kann

Auch als Produktmanager hat man mal eine Stunde Leerlauf. Oft, weil ein Meeting ausfällt und sich plötzlich eine Stunde Zeit vor einem auftut. Damit man diese Zeit sinnvoll nutzen kann, habe ich hier für euch einige Anregungen gesammelt.

Alle Tipps stehen euch auch als Checkliste zum Download zur Verfügung.


Weiß das Team, was als nächstes kommt?

Hat das Team einen Überblick über die nächsten 6-8 Wochen. Ist das was kommt thematischer Kleinscheiss oder ein motivierendes Arbeitspaket?weg_frei

So nutzt du die Zeit: Schnapp dir einen Stapel DIN-A4 Papier und einen Stift, schließe dich für eine Stunde ein und versuche auf zwei Seiten Papier deine Gedanken auf den Punkt zu bringen. Eine Seite sollte die anstehenden Themen visualisieren, die andere taktische Themen (Team, Budget, Themen die außerhalb des Teams passieren: Marketing etc.) beschreiben. Wenn nötig kannst du daraus dann zwei schicke Slides machen. Außerdem solltest du planen, wann du dem Team das Ergebnis vorstellen möchtest. Idealerweise stellst du dazu kein extra Meeting ein sondern nutzt eines eurer Teammeetings (Stichwort: Estimation, Refinement Meeting)

Wissen alle Stakeholder, an was ihr gerade Arbeitet?

Ist jedem klar, was dann als nächstes auf der Agenda/Roadmap ist?

So nutzt du die Zeit: Management by walking around kann eine gute Sache sein. Besuch deine Stakeholder und bitte sie, dir kurz zu schildern was sie denken, was ihr aktuell macht. Sollte das nicht zu deiner Planung passen, kannst du das Bild entweder direkt geraderücken oder ein Meeting für eine Roadmap-Präsentation vereinbaren.

Weißt du, wie die letzten gelaunchten Features beim Großteil der Nutzer ankommen?

Oder ob sich die Nutzer neuerdings anders auf der Seite bewegen als bisher?

So nutzt du die Zeit: Steig tief hinab in den Zahlenkeller. Beschäftige dich mit allem, was das Tracking für dein Produkt so an Informationen hergibt. Tauche tiefer ab als sonst und versuche, neue Muster zu finden. Idealerweise formulierst du, bevor du dich auf die Suche begibst, einige Thesen und arbeitest daran diese zu validieren oder zu falsifizieren. Ganz wie die coolen Wissenschaftler!

Kennst du den Markt, in dem dein Produkt sich bewegt?

Sind die Zahlen, Daten und Fakten, die dazu in deinem Kopf gespeichert sind, noch auf dem aktuellsten Stand?

So nutzt du die Zeit: Checke nochmal, welche Marktdaten es zu deinem Produkt gibt bzw. welche Daten früher schon einmal gesammelt wurden. Welche Daten stützen den Business Plan? Hat sich an diesen Daten etwas verändert? Wie groß sind verschiedene Zielgruppen aktuell? Deren Kaufkraft? Deren Social Media Nutzung? Daten dazu findest du z.B. beim statistischen Bundesamt oder bei Statista.

Weißt du, was der Wettbewerb so treibt?

Hast du dir in letzter Zeit mal die direkten Wettbewerber genauer angeschaut? Wo schließen sie auf? Wo scheint Ihre Taktik anders zu sein als die deines Unternehmens? Wo ziehen Sie an euch vorbei? Was ist bei deinem Produkt besser?

So nutzt du die Zeit: Google die bekannten Wettbewerber und schaue, was das Internet so über sie preisgibt. Sieh dir ihre Webseiten an: ihren Pressebereich (was wollen sie, dass über sie erzählt wird?), ihre Jobanzeigen (oft sieht man hier strategische Neuausrichtungen am zeitigsten), ihre Social Media-Aktivitäten. Wenn es außerdem möglich ist ihr Produkt anzusehen (bei Apps oder Freemium-Modellen meist kein Problem) dann schreib dir 1-2 Szenarien auf, die du durchtesten willst und gehe alle Wettbewerberprodukte strukturiert durch. Last but not least checkst du dann natürlich noch, ob es neue Marktteilnehmer gibt.
Ein gutes Ziel kann sein: Kannst du in 3 Minuten für die Top3 Wettbewerber die Unterschiede zu deinem Produkt erklären? Feile an dieser Kurzzusammenfassung.

Hast du in letzter Zeit mit dem Kundensupport (Customer Care) oder den Vertriebs-Kollegen (Sales) gesprochen?

Weißt du was die häufigsten Probleme der Kunden mit dem Produkt sind? Wozu kommen die häufigsten Beschwerden, wozu die emotionalsten? Und was fragen Neukunden die Sales-Kollegen? Welche Funktionalitäten sind den Kunden wichtig? Mit welchen Funktionen hätten die Sales-Kollegen neue Vertriebsargumente?

So nutzt zu die Zeit: Notiere dir für beide Abteilungen wichtige Fragen, die du mit den Kollegen gemeinsam gerne beantworten würdest. Überlege dir eine einfach Matrix. Bitte anschließend beide Abteilungen um ein Treffen und erkläre schon vorab, welche Fragen dich interessieren.

Bist du technologisch auf dem neuesten Stand?

Gibt es neue Technologien in deinem Bereich mit denen du dich noch nicht beschäftigt hast? Benutzen die Entwickler neuerdings Wörter im Stand-up, die du nicht verstehst?

So nutzt du die Zeit: First things first! Wenn du im Stand-up schon nicht mehr mitkommst, dann musst du diese Begriffe mal ganz schnell googeln und nachlesen, was das ist. Meist sind es einfach nur Namen für Frameworks oder so. Alter Wein in neuen Schläuchen. Aber dennoch gut zu wissen, um was es geht. Anschließend solltest du mal wieder tief in die Welt der Techblogs antauchen. Was ist AMP? Was React Native? Und was eine Progressive Web App? Was können Bots? Was könnten wir damit machen? Und ist VR für uns ein Thema?

Weißt du was deine Mit-Produktmanager (oder anderen Kollegen) von deinem Produkt halten?

Manchmal schlummert sinnvolles Feedback in den eigenen Reihen. Wann hast du zuletzt mit Kollegen über dein Produkt gesprochen? Was halten die von den jüngsten Entwicklungen rund um dein Produkt? Passt das zu deiner Sicht auf die Dinge?

So nutzt du die Zeit: Bitte Kollegen um Feedback zu deinem Produkt. Idealerweise findest du einen Aufhänger wie das letzte größere Release. Alternativ kannst du auch ein kleines Szenario, ähnlich einem Usability Test Szenario, vorab an die Kollegen senden. Dann fällt denen das Feedback geben sicher einfacher. Achte bei der Kollegenauswahl darauf, dass von kritisch bis extrem angetan alles dabei ist.

Wann hast du das letzte Mal andere um Feedback gebeten?

Weißt du, was du an deiner Arbeitsweise verbessern könntest? Was denken deine Kollegen über dich, deine Rolle und deine persönliche Entwicklung? Klar ist es nicht einfach, sich ggf. auch Kritik anzuhören. Aber nur so kommst du weiter.

So nutzt du die Zeit: Notiere dir drei Dinge, die du als deine Stärken angeben würdest. Notiere außerdem drei Dinge, die du eher als Schwächen bezeichnen würdest. Mische die sechs Begriffe gut durch und sende sie mit der Bitte um Feedback an deine Kollegen. Bitte sie darum, konkrete Beobachtungen zu den einzelnen Begriffen zu schildern. Wo haben sie dich als besonders „aufmerksam“ (hier Begriff einsetzen) war genommen? Bitte sie außerdem, ganz generell ihr Feedback mitzubringen. Vereinbare konkrete Termine für ca. eine Woche später um das Feedback persönlich entgegenzunehmen.

Ist dein Kalender schön aufgeräumt und effizient organisiert?

Du läufst ständig deinen Aufgaben hinterher? Dein Kalender hat dich im Griff anstatt anders herum? Dann ist es Zeit für eine Runde Kalenderarbeit.schedule_kl

So nutzt du die Zeit: Öffne deinen Kalender und gehe kritisch durch die kommenden vier Wochen. Gibt es einige Meetings, zu denen du vielleicht gar nicht gehen musst? Dann sag sie freundlich ab! Gibt es Meetings, die zeitlich unpassend liegen? Dann bitte um eine Verschiebung bzw. schlage einen anderen Zeitpunkt vor.

Generell gilt als PO/PM: man sollte eine Mischung aus Maker- und Manager-Schedule hinbekommen. Sprich man sollte längere (3-4h) Slots einem Thema zuordnen (z.B. User Research Thema X) und zu anderen Zeiten die nötigen Meetings abarbeiten. Viele lösen das über Meetingfreie Nachmittage. Vielleicht kannst du das ja auch einrichten indem du Meetings auf bestimmte Zeiten konzentrierst?

Ist dein persönliches System zur Priorisierung gut genug?

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Trennst du das Wichtige ausreichend gut vom Dringenden? Nimmst du dir täglich ein paar Minuten Zeit, um deinen Tag zu planen? Hast du eine bestimmte Methode, nach der du Aufgaben priorisierst?

So nutzt du die Zeit: Mach dich mit der Eisenhower Matrix vertraut und stelle dir für die kommenden 50 Tage morgens einen 15 Minuten Termin ein. In dieser Zeit priorisierst du deine Arbeit und trennst das wichtige vom dringenden. Und du delegierst Aufgaben entsprechend.

Gibt es „sensible“ Themen, die du gerne mit dem Team besprechen möchtest?

Gibt es bestimmte Themen, die dich nerven? Sind alle pünktlich? Sind alle zu den wichtigen Meetings ausreichen vorbereitet? Lebt ihr im Team agile Werte und Prinzipien? Gibt es unausgesprochene Konflikte im Team?
Solltest du eines dieser Themen gerne ansprechen wollen, ist eine Retrospektive genau das richtige!

So nutzt du die Zeit: Bereite eine Retro vor! Dazu überlegst du zuerst einmal, wer ein sinnvoller Teilnehmerkreis wäre. Ggf. musst du natürlich dein Vorhaben auch mit deinem agilen Coach/Scrum Master abstimmen.

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Anschließend findest du mit dem Retromat sicher eine passende Agenda für deine Retro. Ich für meinen Teil mag das Teamradar sehr. Die Beschriftung der Achsen bestimmst dabei du. Perfekt um bestimmte Themen mal auf die Agenda zu bringen! Das Team spricht dann über die vorgegebenen Themen und gibt sich selbst eine „Note“ von 0-7 und nennt den Trend. Also bei „offene Kommunikation“ sind wir 5 mit positiver Tendenz. Danach können für die niedrig ausgeprägten Achsen Maßnahmen (Action Points) festgelegt werden.

Wie gut ist die Stimmung im Team?

Wann lachst du mit deinem Team? Wann hatten du und dein Team zum letzten Mal richtig Spaß? Feiert ihr Erfolge? Und ist es nicht vielleicht mal wieder Zeit für ein Teamevent?

So nutzt du die Zeit: Organisiere ein kleines Teamevent. Das muss nichts Großes und Teures sein. Vielleicht einfach gemeinsames Punschtrinken nach der Arbeit? Oder ein kleines Kickerturnier am Startup Kicker? Vielleicht ist ja aber auch etwas Budget vorhanden und ihr könntet zum Team Escape Game?

Gibt es ein Gebiet zu dem du gerne dein Wissen vertiefen möchtest?

Du hast da dieses spannende Buch mit der neuen Methode gelesen, diese auch ausprobiert aber dann irgendwie nie mehr darüber nachgedacht, was es gebracht hat? Dann ist jetzt die Gelegenheit. Am besten folgst du dem Motto „Lernen durch Lehren“ und bereitest eine kleine Präsentation für deine Kollegen vor. Mit deinen Learnings + Do´s & Don´ts. Oder schreibe einen Blogbeitrag für einen Fachblog. (Wir nehmen immer gerne Gastbeiträge ;-))

So nutzt du die Zeit: Denke über die letzten Monate nach. Was hast du ausprobiert? Was hast du gelernt? Was davon würde auch andere interessieren? Mach ein paar Slides + einen Termin für deinen Vortrag oder schreibe einen kleinen Blogbeitrag.

Kannst du PM-Smalltalk?

Jobs-to-be-done, Storymapping, Mental Modells, Discovery. Kannst du PM-Smalltalk? Sind dir diese Begriffe und Methoden ein Begriff? So oder so gibt es sicher irgendwas Neues in unserem Feld.

So nutzt du die Zeit: Notiere Begriffe, die in letzter Zeit häufig fallen, zu denen du aber noch keinen Bezug hast. Recherchiere dazu was das Zeug hält. Lass dich treiben. Es geht eher im exploratives Lernen!  Also schlicht allgemeine Weiterbildung: Bücher oder Blogposts lesen, Videos (z.B. der einschlägigen Konferenzen) schauen, Podcasts hören.


Abschlussbemerkung

Es gibt massig Dinge zu tun, wenn man mal eine Stunde Luft hat. Was aber auf KEINEN FALL dazugehört ist es, die eigenen Entwickler zu nerven und von der Arbeit abzuhalten. Das sehe ich aber leider oft. Die sollen (wollen!!) aber arbeiten und nicht als Langeweile-Punchingball des POs herhalten. Also Finger weg und lieber was von dieser Liste machen!

Die Liste gibt es im Übrigen auch hier zum Download. Müsst ihr nur noch ausdrucken und neben den Schreibtisch hängen!

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Über Petra Wille

Petra Wille studierte Informationstechnik (Dipl.-Ing. (BA)) und war zuletzt, nach Stationen bei SAP, Hubert Burda Media und der XING AG bei der tolingo GmbH in Hamburg als „Managing Director“ tätig. Seit 2013 ist Petra Wille freiberufliche Produktmanagerin und arbeitet für Ihre Kunden an neuen Produktideen: immer mit agilen Projektmethoden und meist in internationalen, auch verteilten Entwicklungsteams. Außerdem berät und coacht sie Produktmanager und vermittelt Methoden und Handwerkszeug für ein professionelles, dynamisches Produktmanagement. Neben Ihrer freiberuflichen Tätigkeit ist Petra Wille begeisterte Kitesurferin und schreibt für produktbezogen.de

Ein Kommentar

  1. Simon Götz

    Ein paar wichtige Aktivitäten fehlen noch, besonders, wenn ihr Slack nutzt (da ist der Name Programm!):

    – Seltsame Videos auf Youtube anschauen und über Slack mit den Kollegen teilen (hilft damit auch anderen mit ihrer Langeweile)
    – Zeichnet Karikaturen eurer Entwickler und fügt sie als Custom Emoticon in Slack ein
    – Bringt Slackbot lustige Antworten auf bestimmte Schlüsselworte bei (z.B. „PHP“, „Blockchain“, „Porn“, „lunch“)

    Für die mehr offline orientierten PMs:

    – In der Küche Kaffee trinken und Small Talk machen (so hört man viele interessante Dinge, kann für eigene Themen Propaganda machen, usw.)
    – Einen Spaziergang machen (Kopf frei bekommen)
    – Aus kostenlosen Stock-Vektorgrafiken kleine Medaillen für besondere Leistungen eures Teams basteln (z.B.: „Bug-Buster“, „Test-Granate“, „Kaffee-Held“)

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